Trong Excel việc sử dụng các hàm một cách thông thạo thì không phải ai cũng biết. Hiểu và áp dụng các hàm trong Excel sẽ giúp cho mọi công việc trở nên dễ dàng hơn. Cùng Unica tìm hiểu về tổng hợp tất cả các hàm trong Excel thông dụng nhất hiện nay. Mời bạn đọc cùng theo dõi.
Đối với những người sử dụng phần mềm Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Vậy các hàm trong Excel là gì?
Hàm là những công thức được định sẵn trên phần mềm Excel (function) nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó, hoặc để thực hiện các thao tác trên bảng tính, hoặc giúp đỡ cho người dùng ra một quyết định dựa trên những thông tin mà nó cung cấp.
#1.2. Các hàm trong Excel bao gồm những hàm cơ bản nào?
Số lượng hàm (function) của Excel rất nhiều. Qua một quá trình dày công tìm hiểu và nghiên cứu, mình đã tổng hợp lại tất cả các hàm trong excel thông dụng nhất để có thể trình bày lại cho các bạn những gì dễ hiểu và cần thiết nhất, đặc biệt là các bạn làm văn phòng. Có thể kể ra một số hàm excel cơ bản và thông dụng như:
- Hàm VLOOKUP;
- Hàm SUMIF;
- Hàm COUNTIF;
- Hàm LEN;
- ...
Dưới đây, mình sẽ trình bày chi tiết về khái niệm, cú pháp và cách sử dụng một số hàm Excel cơ bản và có nhiều ứng dụng nhất trong công việc hàng ngày nhé, mời các bạn cùng theo dõi.
#2.1. Hàm VLOOKUP trong Excel
Hàm VLOOKUP là gì?
Hàm này là hàm dò tìm dữ liệu trong Excel. Ta sử dụng hàm nay khi tìm một giá trị nào đó, thông qua một giá trị khác. Nói 1 cách dễ hiểu hơn, khi có 1 giá trị tra cứu, chúng ta có thể thông qua nó để dò thông tin nào đó từ một mảng dữ liệu khác.
Cú pháp hàm VLOOKUP
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Lookup_value:
Giá trị bạn muốn tra cứu. Giá trị bạn muốn tìm kiếm phải nằm trong cột đầu tiên của phạm vi ô mà bạn chỉ định trong đối số table_array.
Lookup_value có thể là một giá trị hoặc tham chiếu đến một ô.
Table_array:
Phạm vi các ô mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm cho lookup_value và giá trị trả về. Bạn có thể sử dụng phạm vi đã đặt tên hoặc bảng và bạn có thể dùng tên trong đối số thay vì tham chiếu ô.Cột đầu tiên trong phạm vi ô phải chứa lookup_value. Phạm vi ô cũng cần bao gồm giá trị trả về bạn muốn tìm.
Col_index_num: Số cột (bắt đầu bằng 1 cho cột ngoài cùng bên trái của table_array) có chứa giá trị trả về.
Range_Lookup:
Một giá trị lô-gic sẽ xác định xem bạn muốn hàm VLOOKUP tìm kết quả khớp tương đối hay kết quả khớp chính xác:
- Kết hợp gần đúng - 1/True giả định cột đầu tiên trong bảng được sắp xếp thành số hoặc số thứ tự, sau đó sẽ tìm kiếm giá trị gần nhất. Đây sẽ là cách thức mặc định nếu bạn không xác định cách thức nào khác.
- Kết hợp chính xác - 0/ các tìm kiếm false cho giá trị chính xác trong cột đầu tiên.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP
Các bạn theo dõi ví dụ ở dưới đây để hình dung cách sử dụng hàm VLOOKUP:
#2.2. Hàm SUMIF trong Excel
Hàm SUMIF là gì?
Hàm SUMIF trong Excel là một trong những hàm Excel cơ bản, hàm tính toán thường được dùng trong Excel. Để tính tổng trong Excel chúng ta sẽ dùng đến hàm SUM, nếu muốn thêm 1 điều kiện nhất định cho hàm tính tổng đó sẽ dùng hàm SUMIF.
Cú pháp hàm SUMIF
=SUMIF(range,criteria,[sum_range])
Cú pháp hàm SUMIF có các đối số sau đây:
- Range (Bắt buộc): Phạm vi ô bạn muốn được đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua. Phạm vi được chọn có thể chứa các ngày ở định dạng Excel tiêu chuẩn (ví dụ bên dưới).
- Criteria (Bắt buộc): Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào. Ký tự đại diện có thể được bao gồm-dấu chấm hỏi (?) để khớp với bất kỳ ký tự đơn nào, dấu hoa thị (*) để khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào. Nếu bạn muốn tìm một dấu chấm hỏi hay dấu sao thực sự, hãy gõ dấu ngã (~) trước ký tự.
- sum_range Tùy chọn. Các ô thực tế để cộng nếu bạn muốn cộng các ô không phải là các ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng tiêu chí).
Sum_range phải có cùng kích cỡ và hình dạng theo phạm vi. Nếu không, hiệu suất có thể bị, và công thức sẽ tính tổng phạm vi ô bắt đầu với ô đầu tiên trong sum_range nhưng có cùng kích thước như phạm vi.
#2.3. Hàm COUNTIF trong Excel
Hàm COUNTIF là gì?
Hàm Countif là một trong các hàm thống kê, để đếm số lượng ô đáp ứng một tiêu chí; Ví dụ như để đếm số lần một thành phố nhất định xuất hiện trong danh sách khách hàng, đếm số lượng tài khoản lặp lại, hay đến số người cùng tên...
Cú pháp hàm COUNTIF
=COUNTIF(range, criteria)
Trong đó:
+ Range: Vùng điều kiện mà ta muốn đếm, muốn thống kê.
+ Criteria: Điều kiện hay tiêu chí mà ta muốn lấy kết quả
#2.4. Hàm IF trong Excel
Hàm IF là gì?
Hàm IF là một trong những hàm thông dụng và tiện ích nhất trong Excel, hàm này cho phép bạn thực hiện so sánh lô-gic giữa một giá trị với giá trị bạn mong muốn. Một câu lệnh IF khi thực hiện sẽ có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là True (đúng), kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False (sai).
Cú pháp hàm IF trong Excel
=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Trong đó:
- Logical_test là điều kiện kiểm tra;
- Value_if_true là giá trị nếu điều kiện đúng;
- Value_if_false là giá trị nếu điều kiện sai.
Cách sử dụng hàm IF
Các bạn theo dõi cách dùng hàm IF ở ví dụ dưới đây về cách phân loại các trường hợp thực tế so với ngân sách đã lập.
#2.5. Hàm INDEX trong Excel
Hàm INDEX là gì?
Hàm INDEX trong Excel là một Function (chức năng) được sử dụng nhằm mục đích trả về một ô tham chiếu trong một mảng hoặc một dải nhất định. Nói cách khác, bạn sử dụng INDEX khi bạn biết (hoặc có thể tính toán) vị trí của một phần tử trong dải (bảng tính Excel) và bạn muốn nhận giá trị thực của phần tử đó.
Cú pháp cơ bản của hàm INDEX
=INDEX(array;row_num;[column_num])
Trong công thức này:
- array: vùng ô hoặc một hàng số mảng nào đó;
- row_num: chọn hàng trong mảng từ đó trả về một giá trị;
- column: chọn cột trong mảng từ đó trả về một giá trị.
#2.6. Hàm ROUND trong Excel
Trong công việc hàng ngày có sử dụng phần mềm Excel, nếu bạn thường xuyên phải tính toán các bảng số liệu, tính toán các phép chia thì chắc chắn sẽ gặp trường hợp kết quả là dãy số thập phân với những số lẻ nằm sau dấu phẩy, hoặc dấu chấm. Lúc đó, hàm ROUND chắc chắn là một sự lựa chọn tối ưu.
Hàm ROUND trong Excel là gì?
Hàm ROUND trong Excel là hàm làm tròn số cho các số có đơn vị lẻ, việc làm tròn số đến mức độ nào sẽ tùy thuộc vào mong muốn của người sử dụng hàm khi kết quả xuất ra.
Cú pháp cơ bản của hàm ROUND
=ROUND(number,num_digits)
Trong công thức này:
- number (Bắt buộc): Số mà bạn muốn làm tròn;
- num_digits (Bắt buộc): Số chữ số mà bạn muốn làm tròn số tới đó, có các trường hợp sau:
+ Nếu num_digits lớn hơn 0 (không), thì số được làm tròn tới số vị trí thập phân được chỉ định;
+ Nếu num_digits bằng 0, thì số được làm tròn tới số nguyên gần nhất;
+ Nếu num_digits nhỏ hơn 0, thì số được làm tròn sang bên trái dấu thập phân;
+ Để luôn luôn làm tròn lên (ra xa số không), hãy dùng công thức ROUNDUP;
+ Để luôn luôn làm tròn xuống (về phía số không), hãy dùng công thức ROUNDDOWN;
+ Để làm tròn một số tới một bội số cụ thể (ví dụ, làm tròn tới 0,5 gần nhất), hãy dùng hàm MROUND.
#2.7. Hàm COUNT trong Excel
Hàm COUNT là gì?
Hàm COUNT là một công thức, chức năng (Function) trong Excel dùng để đếm các ô có chứa số trong một bảng tính nhất định. Sử dụng hàm COUNT để biết số mục nhập trong trường số nằm trong phạm vi hoặc dãy số.
Cú pháp hàm COUNT
=COUNT(value1,[value2], ...)
Cú pháp hàm COUNT có các đối số sau đây:
- value1 (Bắt buộc): Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
- value2, ... (Tùy chọn): Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.
#2.8. Hàm SUBTOTAL trong Excel
Khái niệm hàm SUBTOTAL
Hàm SUBTOTAL trong Excel có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định.
Cú pháp hàm SUBTOTAL
=SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],…)
Trong công thức trên, có các đối số sau:
- Function_num: con số xác định chức năng thực hiện
- Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.
Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:
1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công
101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.
#2.9. Hàm HLOOKUP trong Excel
Hàm HLOOKUP là gì?
Hàm HLOOKUP là một công thức trong Excel dùng để tìm kiếm một giá trị trong hàng trên cùng của bảng hoặc mảng giá trị, sau đó trả về giá trị trong cùng cột từ hàng mà bạn chỉ định trong bảng hoặc mảng.
Cú pháp của hàm HLOOKUP
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup])
Lookup_value: Giá trị cần tìm trong hàng thứ nhất của bảng. Lookup_value có thể là một giá trị, tham chiếu hoặc chuỗi văn bản
Table_array: Một bảng thông tin để tìm kiếm dữ liệu trong đó. Hãy dùng tham chiếu tới một phạm vi hoặc một tên phạm vi
Row_index_num: Số hàng trong table_array có giá trị kết hợp sẽ được trả về.
Row_index_num là 1 thì trả về giá trị hàng đầu tiên trong table_array, row_index_num là 2 thì trả về giá trị hàng thứ hai trong table_array, v.v. Nếu row_index_num nhỏ hơn 1, hàm HLOOKUP trả về #VALUE! giá trị lỗi; Nếu row_index_num lớn hơn số hàng trên table_array, hàm HLOOKUP trả về #REF! .
Range_lookup:
Một giá trị lô-gic cho biết bạn có muốn HLOOKUP tìm thấy một kết quả khớp chính xác hay kết quả khớp tương đối. Nếu đối số này là TRUE hoặc được bỏ qua, thì hàm sẽ trả về kết quả khớp tương đối.
Nói cách khác, nếu không tìm thấy một kết quả khớp chính xác thì hàm sẽ trả về giá trị lớn nhất kế tiếp nhỏ hơn lookup_value. Nếu đối số này là FALSE, hàm HLOOKUP sẽ tìm một kết quả khớp chính xác. Nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác, hàm sẽ trả về giá trị lỗi #N/A.
%20-%20Copy.png)
