Với bất kỳ ai khi sử dụng Word để soạn thảo luôn đòi hỏi văn bản của mình có định dạng chuẩn, đẹp mắt và gọn gàng. Như vậy văn bản soạn thảo của bạn sẽ lịch sự, trang trọng và trông chuyên nghiệp hơn. Người đọc sẽ cảm thấy đẹp mắt, nội dung dễ đọc hơn rất nhiều. Vậy hãy cùng theo chuẩn chúng tôi tìm hiểu về cách chỉnh sửa văn bản có định dạng Word chuẩn nhất nhé!
Đối với các văn bản được trình bày từng phần rõ ràng và chỉnh sửa theo từng thuộc tính riêng biệt được gọi là định dạng Word. Một văn bản được chỉnh sửa, định dạng theo tiêu chuẩn giúp giúp văn bản đẹp mắt, hiển thị rõ ràng, chuẩn font, tránh những lỗi văn bản không đáng có.
Mục đích của việc định dạng văn bản
Một văn bản được định dạng chuẩn Word sẻ giúp cho văn bản hiển thị đẹp mắt hơn. Đây chính là yếu tố quyết định rất nhiều đến sự đánh giá khách quan của người đọc về độ chuyên nghiệp của chủ văn bản.
Điều này còn giúp cho nội dung của văn bản rõ dàng và dễ nhìn hơn. Người đọc dễ tổng hợp và phân tích nội dung
Đối với những phần nội dung quan trọng sẽ được người đọc dễ dàng nắm bắt và tìm hiểu vấn đề, nội dung mà bản thảo hướng tới. Bạn cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc truyền tải nội dung tới người đối diện. Thật chuyên nghiệp phải không?
Các lệnh định dạng văn bản thường gặp
Định dạng Word chuẩn gồm 2 lệnh chủ yếu được sử dụng sau đây:
- Định dạng đoạn văn bản: Đây là lệnh giúp nhấn mạnh vào những nội dung quan trọng của bản thảo. Giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được nội dung của toàn bộ văn bản này
- Định dạng ký tự: Đây là dạng định dạng giúp nổi bật nội dung cần chú ý và dễ nhìn
Bắt đầu với cách căn lề và điều chỉnh kích thước chuẩn chỉnh. Ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn Layout trên thanh công cụ, sau đó chọn mục size để căn lề
Bước 2: Hộp thoại Page Setup xuất hiện, Trong các mục của hộp thoại bạn lựa chọn Margins để thao tác điều chỉnh kích thước lề theo khổ giấy A4
Bạn có thể điều chỉnh lề theo kích thước mong muốn bằng cách nhấn tăng giảm. ở từng mục Top, Left, Bottom, Right. Tuy nhiên kích thước “đẹp nhất” được nhiều người lựa chọn theo số đo sau: Top: 2 - 2.5 cm, Bottom: 2 - 2.5 cm, Left: 3 - 3.5 cm, Right: 1.5 - 2 cm
Bước 3: Chọn Orientation để điều chỉnh khổ giấy văn bản giúp chuẩn chỉnh hơn. Bạn cần lưu ý 2 tiêu chí sau:
- Portrait để chọn khổ dọc
- Landscape cho khổ ngang
Tuỳ vào mục đích sử dụng và yêu cầu hiển thị văn bản mà bạn lựa chọn khổ dọc hoặc ngang cho phù hợp nhé. Mục này không gò bó theo tiêu chí định dạng word chuẩn cố định nào cả.
Định dạng Font chữ với trang mới
Bước 1: Trên thanh công cụ lựa chọn thẻ Home, hoặc bạn có thể thao tác với bàn phím theo tổ hợp phím CTRL + D. Hộp thoại định dạng font chữ hiển thị
Bước 2: Lựa chọn Font chữ mà bạn mong muốn. Tuy nhiên đối với các văn bản bình thường thì nên lựa chọn font chữ:
- Arial
- Helvetica
- Times New Roman
- Calibri
- Tahoma
Bấm OK để hoàn thiện bước định dạng Font chữ với trang mới
Định dạng khoảng cách các chữ
Bước 1: Trên thanh công cụ lựa chọn thẻ Home, hoặc bạn có thể thao tác với bàn phím theo tổ hợp phím CTRL + D. Hộp thoại định dạng font chữ hiển thị sau đó chọn Advanced
Bước 2: Thiết lập khoảng cách chữ trong mục Spacing để các dòng văn bản của bạn được cách nhau hợp lý với yêu cầu sử dụng cá nhân của bạn. Có những lựa chọn sau đây, bạn có thể cân nhắc lựa chọn:
- Normal: Bình thường.
- Expanded: Khoảng cách rộng hơn bình thường.
- Condensed: Thu hẹp khoảng cách chữ lại.
Bước 3: Chọn OK để hoàn thành bước định dạng khoảng cách các chữ
Sao chép định dạng bằng Format Painter
Bước 1: Lựa chọn bôi đen toàn bộ cho phần văn bản cần định dạng
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Home => Format Painter
Bước 3: Văn bản được định dạng
Nếu bạn không có nhiều thời gian để tỷ mỉ chỉnh sửa định dạng word chuẩn từng phần, từng bước như các bước trên thì có thể lựa chọn các định dạng văn bản bằng phím tắt sau đây.
Nếu cần in đậm đoạn văn bản thì chỉ cần bôi đen vùng văn bản đó rồi dùng tổ hợp phím Ctrl + B hoặc Ctrl + I để in nghiêng. Ctrl + U để gạch chân đoạn văn bản bôi đen
Đối với đoạn văn bản cần định dạng chi tiết hơn thì sử dụng Ctrl + D để mở cửa sổ định dạng Font chữ
Tổ hợp phím Ctrl + Shift + > để điều chỉnh kích thước chữ văn bản to hơn và Ctrl + Shift + < để điều chỉnh cỡ chữ nhỏ lại
Bước 1: Bôi đen vùng văn bản cần định dạng bằng chức năng Paragraph
Bước 2: Chọn Home trên thanh công cụ, rồi chọn ô mũi tên (Như hình minh hoạ bên dưới) ở góc dưới cùng bên phải trên ô Paragraph
Bước 3: Cửa sổ Paragraph hiển thị, tìm kiếm mục General rồi chọn Alighnment để căn lề trái hoặc phải, Outline Level là mục lựa chọn kích thước cho văn bản
Đối với mục Indentation giúp điều chỉnh khoảng cách lề trái phải đoạn văn bản
Mục Special là kiểu thụt đầu dòng đoạn văn bản và mục By là khoách cách thụt đầu dòng.
Đối với mục Spacing bạn cần lưu ý những tiêu chí sau để tránh nhầm lẫn:
- Before: Khoảng cách giữa dòng đầu với dòng bên trên
- After: Khoảng cách giữa dòng cuối cùng với dòng bên dưới
- Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn
- At: Khoảng cách dòng giữa các đoạn văn
Dựa vào những chỉ số này mà bạn lựa chọn kích thuớc phù hợp cho đoạn văn bản của mình nhé!
Bước 4: Chọn Ok để hoàn thiện buớc định dạng bằng chức năng Paragraph
Bước 1: Chọn Layout => Kích chọn biểu tượng mũi tên như minh hoạ bên dưới => Page Setup
Bước 2: Chọn mục Margins để điều chỉnh kích thước chuẩn lề cho khổ A4.
Bước 3: Nhấn Ok để hoàn thiện
Bước 1: Chọn Tab View => Ruler
Bước 2: Điều chỉnh thanh công cụ theo kích thước mong muốn bằng việc thay đổi kích thước của thanh 2 bên lề.
Chỉ với vài bước làm cơ bản cùng với hình ảnh minh hoạ chi tiết từng bước đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách chỉnh sửa văn bản có định dạng Word chuẩn nhất. Hãy luôn áp dụng cho văn bản của mình được gọn gàng, đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn với việc căn chỉnh này. Chúc bạn thành công
%20-%20Copy.png)
