Chắc chắn nếu bạn là một người sử dụng Excel để tổng hợp và tính toán dữ liệu thì chắc chắn không thể bỏ qua cách đánh số thứ tự để kiểm soát dữ liệu chính xác. Vậy làm thế nào để đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm nhanh nhất, chính xác nhất và chuyên nghiệp nhất. Hãy cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây để trang bị cho mình những kỹ năng chuyên nghiệp về Excel nhé!
Bước 1:
Chọn ô trống đầu tiên trong hàng hoặc cột bạn muốn đánh số (Ô sẽ chứa thứ tự số 1). Nhập công thức “=ROW()-1” vào ô trống. Để bạn dễ hiểu hơn chúng tôi có ví dụ minh hoạ chi tiết bằng hình ảnh dưới đây để bạn hiểu rõ hơn.
Nhập công thức “=ROW()-1” vào A2.
Sau đó bạn sao chép và dán công thức cho toàn bộ cột và hàng đó để áp dụng công thức hàm ROW cho nó. Bạn có thể sử dụng thao tác Fill Handle để thực hiện như sau: di chuyển con chuột đến góc bên phải dưới cùng của ô đến khi con chuột xuất hiện dấu + thì thực hiện kéo thả chuột cho cột và hàng đó.
Lưu ý:
Hàm ROW hiển thị chính xác số thứ tự của hàng hiện tại chứa dữ liệu bạn cần tổng hợp. Bởi vậy mà công thức được viết theo cú pháp chứa -1. Vì công thức sẽ bắt đầu từ hàng thứ 2 trở đi. Nếu bạn muốn số thứ tự của mình bắt đầu từ hàng thứ 5 thì bạn chỉ cần chỉnh sửa lại công thức thay thế -1 bằng -4 như sau =ROW()-4
Như vậy là hoàn thiện cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW thành công. Với bất kỳ các thao tác chỉnh sửa xoá cột, xoá dòng bất kỳ nào sẽ không ảnh hưởng đến số thứ tự được đánh trước đó bị nhảy cóc. Hàm ROW sẽ tự động cập nhập lại cho bạn.
Đối với các hàng đã chứa dữ liệu mà bạn muốn đánh số thứ tự các hàng đó thì không thể bỏ qua cách áp dụng Hàm COUNTA. Để minh hoạ giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm này và cách áp dụng nó thì chúng tôi có kèm theo ảnh minh hoạ để giúp bạn hiểu rõ và chính xác hơn.
Với bảng dữ liệu được minh hoạ phía dưới bạn muốn đánh số thứ tự bắt đầu từ ô thứ 2 cho dãy dữ liệu ở các ô liền kề bên. Sử dụng công thức
=IF(ISBLANK(B2),””,COUNTA($B$2:B2))
Để giúp bạn hiểu rõ hơn từng thành phần trong công thức bao gồm:
- IF(ISBLANK(B2) nghĩa là đặt lệnh kiểm tra cột B2 có chứa dữ liệu hay không. Nếu trống thì ô A2 sẽ được trả về là ô trống.
- COUNTA($B$2:B2) Thực hiện đếm các ô chứa dữ liệu để đánh số thứ tự. Trong đó $B$2:B2 là phạm vi công thức áp dụng.
Sau khi công thức trả về kết quả đúng như mong muốn bạn tiếp tục thực hiện thao tác Fill Handle để áp dụng công thức cho toàn bộ cột như hướng dẫn phía bên trên. Nếu công thức báo lỗi thì kiểm tra lại cú pháp nhé!
Đối với các danh sách dữ liệu lớn mà bạn muốn lọc dữ liệu muốn thực hiện sao chép và dán dữ liệu vào một trang tính bất kỳ nào khác thì bạn có thể sử dụng hàm SUBTOTAL. Hàm SUBTOTAL sẽ tự động cập nhập công thức để số thứ tự được đánh chính xác kể cả khi bạn lọc danh sách dữ liệu.
Với Ham ROW hoặc Hàm COUNTA thì bạn cần giữ nguyên số thứ tự ban đầu. Vì thế với hai hàm trên nếu thực hiện việc sao chép dữ liệu thì sẽ khiến cho dữ liệu phải cập nhập lại để hoàn thiện.
Tiếp tục với bảng tính minh hoạ sau đây:
Áp dụng chức năng lọc Filter để thực hiện lọc dữ liệu, sau đó thực hiện áp dụng hàm SUBTOTAL với công thức
=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
Trong đó
- 3 nghĩa là hàm COUNTA trong hàm SUBTOTAL
- $B$2 là phạm vi được công thức xác định để áp dụng. Lưu ý: Luôn phải khoá giá trị đầu tiên lại để tránh xảy ra lỗi với các ô bên dưới. Cụ thể ở đây là khoá B2
Hàm SUBTOTAL sẽ đảm bảo cho dữ liệu của bạn được lọc và cập nhập tự động theo đúng thứ tự được đánh dấu chuẩn xác trước đó.
Fill Handle - Thao Tác Kéo Thả
Đây là một trong những phương pháp thủ công được nhiều người sử dụng nhất bởi vì nó đơn giản, dễ dùng. Thực hiện theo các bước sau đây để đánh số thứ tự chuẩn xác nhất nhé!
Bước 1:
Thực hiện nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên. Ví dụ như ảnh minh hoạ bên dưới.
Bước 2: Thực hiện bôi đen 2 ô dữ liệu vừa rồi. Di chuyển chuột đến vị trí bên phải dưới cùng tới khi con chuột xuất hiện + thì thực hiện kéo thả đến vị trí mà bạn mong muốn
Tuy nhiên với các này bạn chỉ nhận được giá trị tĩnh. Nghiã là với bất kỳ thao tác thêm hàng, thêm cột, di chuyển hàng cột thì số thứ tự không thay đổi. Bạn sẽ cần phải thao tác thủ công lại từ đầu để chỉnh sửa số thứ tự sao cho phù hợp.
Fill Series
Bước 1:
Chọn ô đầu tiên của cột mà bạn xác định đánh số thứ tự và điền dữ liệu số “1”
Bước 2:
Chọn Home => Fill=> Series trong mục Editting
Bước 3:
Ở hộp thoại Series chọn Columns trong mục Series. Lựa chọn giá trị Stop Value.
Bước 4:
Nhấn OK để thực hiện đánh số bằng Fill Series
Tạo Bảng
Bước 1:
Bôi đen dữ liệu cần chèn số thứ tự
Bước 2:
Chọn Insert => Table => Table
Bước 3:
Chọn phạm vi cùng chính xác tại hộp thoại Create Table sau đó chọn OK
Bước 4:
Nhập công thức =ROW(A1)
Bước 5:
Cột sẽ được đánh số tự động
Cộng 1 Đơn Vị Vào Số Hàng Trước
Bước 1:
Nhập số thứ tự bạn muốn bắt đầu đầu tiên vào ô đầu trong cột STT
Bước 2:
Chọn ô liền kề phía dưới ô vừa nhập dữ liệu và điền công thức
=A2+1
Bước 3: Thực hiện thao tác Fill Handle để kéo thả công thức đến ô mong
Như vậy chúng tôi vừa chia sẻ đến bạn cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm siêu đơn giản, chuyên nghiệp giúp bạn thao tác và quản lý dữ liệu một cách nhanh nhất. Chúc bạn thành công và trang bị được thêm cho mình thật nhiều những kiến thức và thủ thuật về Excel nhé!
%20-%20Copy.png)
